‘Corona-protocol’ voor kantoor?
Geïnspireerd door een ander draadje hier: ik ben recent gestart in een nieuwe baan (hr/office management). Heel leuk, maar ook lastig want het inwerken moet grotendeels vanuit huis gebeuren.
De paar keer dat ik voor inwerken (soms even) op kantoor was voelt dat niet prettig; alhoewel door directie is aangegeven dat er grotendeels thuisgewerkt gaat worden ivm corona komen soms toch best veel collega’s naar kantoor. Veelal met een ook thuiswerkende man/vrouw en jonge kinderen die aangeven thuis niet (elke dag) te kunnen werken. Vooral in de gezamenlijke lunchruimte (overig heel grote ruimte) bleek het eigenlijk onmogelijk om steeds afstand te houden. Mensen schoven toch veelal bij elkaar aan tafel, bogen over elkaar heen of gaven de salade door. De ene dag zijn er 4 mensen, dat is prima te doen, maar de dag erna 12, en dan wordt het lastiger.
Dat moet dus anders. Vanuit directie is bij start wel een mail uitgegaan, maar het is wat verslapt. Ik zou graag wat helderder een protocol opstelten, maar zonder daarin voorbij te gaan aan hoe medewerkers het zelf ervaren of wensen. Sommigen werken graag (alleen maar) thuis, anderen komen toch graag met enige regelmaat naar kantoor,
De werkruimte is 1 grote ruimte, onderverdeeld in 3 kleinere ruimtes door kasten voor elk ca 15/18 mensen. Dat geeft naast dat het nu haast niet te doen is om afstand te houden ook in normale omstandigheden een hoop geluid...
Het moet dus anders. Zowel nu, met duidelijker restricties of afspraken over thuiswerken en wie wanneer wél naar kantoor komt.
En dus ook de blik op straks, als we weer wel een beetje terug gaan naar het ‘nieuwe normaal’, met de 1,5 meter. Een schema (wie wanneer op kantoor) en hoe deel je dat in, een gedeeltelijke verbouwing... best lastig.
Heeft iemand van jullie zo’n protocol, zowel voor de huidige situatie als voor straks? Of tips uit ervaring?
Benieuwd naar jullie input!
Geen protocol, wel boerenverstand
Mijn werkgever (overheid) zegt: thuiswerken is de standaard. Veel kan dan toch wel doorgaan. Restaurant is al snel dicht gegaan, extra schoonmaak.
Mijn man is directeur en daar werken ongeveer de helft van kantoor thuis. Sommigen met kwetsbare gezondheid of oude ouders werken liever thuis, sommigen worden thuis gillend gek. Zo heeft bijna iedereen eigen kantoor of minimale afstand 2 meter. Thuiswerken is verplicht voor mensen die uit wintersportgebieden komen, thuis iemand hebben die verkouden is, etc.
Extra schoonmaak. Iedereen die kantoor betreedt moet handen wassen. Overal staat desinfectiemateriaal en aanwijzingen. Bordje aan de deur dat mensen van buiten aan moeten bellen. Zo weinig mogelijk afspraken op kantoor. In de kantine mag je niet meer zitten om te eten, verzoek om te eten op eigen werkplek of - liever - 2 aan 2 buiten wandelend je boterham op te eten (dat deden sowieso al veel mensen). Kantine is wel vergaderplek met voldoende ruimte geworden. Introductie van wegwerpbekers. Buitendienstmensen gaan met 1 auto per persoon naar klussen.
Schema's maken was enigszins lastig maar lijkt zichzelf op te lossen als mensen het zelf kunnen regelen.
Man wacht persconferentie af en overweegt n.a.v. persconferentie bv perspex wanden tussen werkplekken en aanvullende maatregelen.
Nadenken over verlofregeling. Wat doe je met verlof als partner koorts heeft en medewerker niet thuis kan werken. Man heeft het opgelost met twee weken zorgverlof 70% en 3 verlofdagen om te komen tot 100% salaris. Iedereen tevreden.
Qua kantine
Qua kantine zou ik dus een maximum van 4 personen tegelijkertijd instellen. Danmoet je maar een halfuurtje wachten met je boterhammetje. Andere stoelen weghalen. Ruime tafelopstelling. Dan kan het ook niet verslappen. Plus: niet delen van voedingsmiddelen (getver!)
Afspraken
Mijn werk, medisch onderzoeksinstituut, is niet dichtgegaan, maar het advies is thuis werken. De proefdieren moeten verzorgd blijven worden, de proeven afgemaakt, maar er worden geen nieuwe dierproeven gestart.
Op de labs mogen max tien mensen, de werktijden zijn officieel verruimd naar 7 u tot 23 uur en er zijn agenda’s met tijdblokken waar mensen zich op moeten inschrijven. Op de kantoren mag maar één persoon per kamer, dus als je toevallig tegelijk met een kamergenoot werkt en je wil allebei op de computer omdat je bijv wacht tot je de volgende stap in je proef kan doen, moet een van de twee naar een andere kamer.
Verder moet computerwerk thuis, data-analyse, mails, schrijven, lezen. Tenzij je thuis niet kan werken.
Tot nu toe gaat het goed, maar het medische onderzoek ligt wel stil.
En verder handen wassen, handen wassen, handen wassen.
Kantine
O ja, kantine hadden ze de eerste week één persoon per tafel en de rest van de stoelen waren opgestapeld, maar ja daar hielden mensen zich niet aan, dus nu mogen we alleen eten halen en je mag maar één richting op lopen. Dus goed nadenken wat je wil en dat op tijd pakken voor je er voorbij bent.
Kantine
In mijn kantoorgebouw zijn ongeveer 100 van de 1300 werkplekken bezet. De kantine is gesloten. De aanwezige medewerkers kunnen een gratis lunchpakketje afhalen.
Ik weet nog niet hoe ze het gaan regelen als er weer meer mag. 90% komt met het OV en dat wordt de bottle neck naar verluidt.
Bij ons
is de kantine ook dicht. Maar we hebben twee grote kantoortuinen, dus kom je elkaar toch tegen. Wel zijn de bureaus nu aan personen toegekend, in plaats van flexibel door iedereen te gebruiken. Maar gek genoeg weet ik juist van een afdelingshoofd dat die zich daar niet aan houdt. Die gaat rustig op de 'vaste' werkplek van iemand anders zitten als dat haar beter uitkomt.
Verder zal er vaker en beter schoongemaakt moeten worden. Nou was daar bij ons de afgelopen jaren flink op bezuinigd, dus we hebben nu een inhaalslag.
Bij ons
Grote instelling in de zorg/welzijnssector. Iedereen werkt in principe thuis voor zover mogelijk. De juristen - onder wie ik - zitten dus allemaal thuis. De anderen werken zoveel mogelijk thuis maar van bepaalde afdelingen is er dan dagelijks iemand op kantoor, e.e.a volgens een rooster. Als je naar kantoor wil komen omdat je thuis gek wordt, kan dat na overleg.
Van de twee grote verdiepingen is er nu een afgesloten (je kan er nog wel terecht om even iets op te halen maar dat is het dan ook), op de andere werkt nu een kwart tot een derde van de normale bezetting.
De kantine is nog open maar beperkter, zowel qua tijd als menu. Iedereen wordt gemaand om op kantoor afstand te bewaren, en dat gaat vziw heel goed. Plek zat in die kantoortuinen.
Ik ben er een paar keer geweest om te kijken of er post was, maar verder niet. Ik ben dan helemaal blij dat ik een reden heb om midden op de dag op de fiets te zitten 
Groeten,
Temet
Fijn, daar kan ik wat mee!
Gaan plannen maken voor indeling kantoor en werken in teams.
Mooie tip om bij ingang fles desinfecterende gel neer te zetten! Kantine en vergaderzalen gaan ook werkruimte worden.
‘Bring your own lunch’ inderdaad - en ga eventueel met ruime afstand lekker buiten wandelen met een collega, op ruime afstand.
Nog meer tips blijven welkom natuurlijk, dank!
bij ons
bij betreden locatie wordt gevraagd naar contacten en reizen gedurende de laatste 14 dagen. temperatuur gemeten en dan mag je de locatie op. als je het gebouw betreed handen desinfecteren. als je bij je werkplek bent deze afnemen met een desinfecterende doek. dat is als je al toestemming krijgt van de naast hogere manager van de eigen manager mo op de locatie aanwezig te zijn. En dat bericht met toestemming moet je tonen en is maximaal 3 dagen geldig.
rondje lopen in je lunchpauze, prima maar daarna weer de hele riedel.
ofwel je werkt thuis en dat al vanaf eind februari en waarschijnlijk tot het wereldwijd onder controle is, vele malen strenger dan wat voorgeschreven is. met z'n twee in 1 kamer is niet toegestaan.
Nou was thuiswerken al breed toegestaan en mogen we ook randapparatuur als schermen en muizen meenemen en indien nodig wordt ook je eigen burostoel thuisbezorgd.
