Werkmail

In overleg

Ik werk als zelfstandige en het gebeurt me wel eens dat ik mail krijg waarbij ik iemand in mijn netwerkje wil raadplegen (in mijn branche is dat vrij gebruikelijk, mits met bronvermelding). Dan vraag ik de mailer toestemming of ik zijn mail mag doorsturen naar een collega voor overleg. Geen idee of dat tegen de netiquette is en hoe dat elders gaat, maar in mijn branche (een vrij klein wereldje) is het vrij gebruikelijk om elkaar onderling te helpen als we er even niet uitkomen of iets niet zeker weten.

Directe collega of extern

Naar een directe collega zal ik een mail wel doorsturen. Vooral als het iets is in de trant van 'dit lijkt me meer iets voor jou' of 'heb jij tijd om dit op te pakken'. Stuk efficienter dan het verhaal proberen door te vertellen. Grote kans dat ik net een interpretatieslag maak die niet nodig/handig/goed is.

Probeer er wel op te letten dat ik alleen de betreffende mail doorstuur. Niet de hele correspondentie die er onder hangt.

Naar een externe 'collega' zal ik niet zo snel een mail doorsturen.

Uitkijken

Lees eerst het hele bericht nog eens door. Mogelijk is het al door een aantal mensen doorgestuurd, met het originele commentaar van een vorige zender. Als je niet uitkijkt, gaat de laatste ontvanger het hele verhaal terugsturen naar de oorspronkelijke zender met het antwoord op diens vraag. Die zender ziet dan ook commentaar als "Heb je die vervelende zeur weer", "Wil iemand deze gast even afpoeieren?" en zo. Komt regelmatig voor. Dat is de reden waarom aanbevolen wordt om de vraag zelf te herformuleren en in een aparte mail te zetten.

Risico van herformuleren

"Dat is de reden waarom aanbevolen wordt om de vraag zelf te herformuleren en in een aparte mail te zetten."

Dat herformuleren is bij ons juist heel vaak de bron van de fout. En als je dan helemaal teruggaat naar het begin zie je soms wat de eigenlijke vraag is en die is vaak met een simpel ja of nee te beantwoorden. Maar doordat ie bij de verkeerde persoon op het buro beland een geheel eigen leven gaat leiden.

Zeker als iets terug gaat naar een klant, wat bij ons via een heel ander systeem dan standaard e-mail gaat, moet je alle toeters en bellen er afhalen.

Geen probleem hoor

Geen probleem hoor, om een mail door te sturen. Het is echt zonde van je tijd om een verzoek over te gaan typen en dan een aparte mail te sturen. Bovendien heb je dan inderdaad kans op fouten. Ik stuur vaak mails door, maar niet alles. Ik vind het wel afhangen van de inhoud van de mail, de afzender en degene die ik hierover wil mailen. Maar een etiquette dat je mails nooit zou mogen doorsturen, lijkt mij heel erg ouderwets.

Net zoals bij amk

Doorsturen is heel praktisch en ook duidelijk

Gebruikelijk

Bij ons ook heel gebruikelijk. Sommige collega's kijken dan niet goed wat er dan allemaal nog onder hangt en daar heb ik wel pijnlijke dingen zien gebeuren. Dus dat check ik altijd wel. Overigens houd ik er dus ook rekening mee dat elke mail kan gaan zwerven....sommige dingen moet je dus niet per mail doen.

"heb je die vervelende gast weer"

Ik zet dus nooooiit dat soort dingen in mijn mails, hou er altijd rekening mee dat mijn mail op enig moment door iemand doorgestuurd kan worden, die niet zorgvuldig scant. Zelf doe ik dat altijd wel, maar je kan er niet vanuit gaan dat een ander dat ook doet. Zorgvuldig formuleren dus, en zakelijk houden. En ik forward vaak mails (om bovengenoemde redenen), maar scan ze dus wel op uitlatingen die verkeerd kunnen vallen.

Het heeft niet zoveel zin om je af te vragen wat de netetiquette is. Je kan er niet vanuit gaan dat alle mensen zich daar aan houden of zich er bewust van zijn.

Voor frustraties

heb je de koffieautomaat, de werk-chat, en het ommetje.
Mail is een zakelijk iets of het moet heel duidelijk een prive mail zijn.

Mail altijd wel beetje 'gevaarlijk'

Ik vind mailverkeer (vooral op werk) best weleens 'gevaarlijk'. Wij hebben naast interne ook heel veel externe medewerkers, dus heel veel mailadressen in het algemene adressenboek. De adressen die je al eerder hebt gebruikt, vullen vanzelf aan als je het mailadres gaat invullen. Onze mailadressen bestaan uit beginletter voornaam gevolgd door achternaam. Nu heb ik 2 collega's waar ik vaak mee mail, die allebij dezelfde beginletter voornaam hebben en hun achternaam begint ook met dezelfde letter. Dat betekent dat het regelmatig gebeurt dat ik naar A wil mailen, maar de mail naar B stuur (waarvan de 2e letter van haar achternaam eerder in het alfabet zit dan van persoon B, dus als eerste wordt ingevuld door het 'systeem'. Gelukkig waren dit 'normale' mails, maar ik zou toch iets lelijks gezegd hebben over B naar A, maar het naar B gestuurd hebben. Je moet er niet aan denken..... Ook stuur ik wel eens een mail naar mans werkmail. Zodra ik het mailadres intyp, komt dan eerst het mailadres van mijn leidinggevende..... Moet ik wel fff opletten, dat ik geen mail naar leidinggevende stuur met 'liefste, ik trek vanavond iets leuks aan..... ' . Dus ja, altijd opletten met mailen. Ook FW en RE kan je nog weleens doorelkaar halen met evt. vervelende gevolgen.
Gr. Bibi