Werkagenda
Ik heb morgen gebruikelijk overleg met mijn baas. Normaalgesproken bespreken we dan de zaken waar ik mee bezig ben, zodat hij op de hoogte is. Als ik vragen heb over bijv aanpak bespreken we dat ook. Ik werk in het algemeen zeer zelfstandig.
Mijn baas vraagt nu (per mail) om inzicht in mijn werkagenda, een uitdraai van de laatste twee weken.
Hij wil weten wat ik gedaan heb en hoeveel tijd ik aan activiteiten heb besteed.
Dat blijkt niet uit mijn agenda, we houden niet bij hoeveel tijd we aan iets besteden, niet in de agenda en apart. Dus ik zal dat zeggen en vragen om het doel en kijken of we (ook de collega's met een vergelijkbare functie, beetje raar als ik de enige ben) dat de komende tijd dan gaan doen.
Baas kan overigens zelf in mijn agenda kijken. Ziet dan afspraken die erin staan of als ik tijd voor iets geblokt heb (maar verandert nog wel eens).
Ik wil liever geen uitdraai maken omdat ik ook privedingen in mijn agenda zet die, vind ik, mijn baas niets aangaan, maar mij helpen om dingen niet te vergeten mbt werkgerelateerde dingen of privédingen (bijv iets wat ik in de pauze wil doen).
Kan wel alles verwijderen maar kost mij tijd (en ik ben druk genoeg dus heb nauwelijks tijd daarvoor voor de bespreking morgenochtend) en hij ziet er toch niet aan wat hij hoopt te zien.
Nb De relatie met mijn baas is de laatste tijd wat minder en het kan een serieus bedoelde vraag zijn, maar ook een speldeprik of weer iets om moeilijk maar mij over te doen.
Wat zouden jullie doen?
Toch gewoon alle dingen in agenda verwijderen en de nietszeggende agenda laten zien? Of met uitleg (het geeft geen info) nee verkopen en verwijzen naar zijn eigen agenda (mocht hij toch aandringen om in mijn agenda te kijken?).
En de vraag is dus: Kan je je baas weigeren in jouw werkagenda te kijken, als hij zelf via zijn computer al al mijn zakelijke afspraken in mijn agenda kan zien.
goh
'we houden niet bij hoeveel tijd we aan iets besteden, niet in de agenda en apart.'
Los van de vraag van je baas verbaast het me dat jullie niets doen aan tijdschrijven en verantwoording afleggen.
Of je het je baas juridisch gezien mag weigeren, weet ik niet. Maar dat er in je werk(!)agenda ook privéafspraken staan, vind ik geen goed argument. Het is per slot van rekening je werkagenda, en niet je privéagenda. Misschien denkt je baas wel dat je veel meer tijd en aandacht aan privédingen besteed terwijl je in die tijd zou moeten werken?
natuurlijk
Privé afspraken staan (ook) in mijn werkagenda. Dan weet ik tenminste wanneer ik werkafspraken kan maken. Afhankelijk van de afspraak vink ik wel het vakje privé aan. (gelijk de vraag: kun je dan ook niet een print maken waarop privé afspraken niet zichtbaar zijn?). Afspraken staan er ook wel eens in, zonder expliciet herkenbaar te zijn voor de buitenstaander. Bij een medische afspraak bijvoorbeeld met de voornaam van de behandelaar.
even gekeken
Zelfs de oude Outlook versie op mijn werk heeft bij het printen al een vinkje om privé afspraken te verbergen. Helemaal geen probleem dus.
Ik zou nog niets doen
Vertel tijdens de afspraak dat je natuurlijk een overzicht kunt maken over het aantal uren dat je per onderwerp nodig hebt. Je agenda is daar geen goede leidraad voor omdat één afspraak kan betekenen dat je daar 10 uur werk aan hebt voor voorbereiding en werk erna.
Een andere afspraak duurt een heel dagdeel maar dan is het ook klaar.
Mocht hij moeilijk doen, kun je zeggen dat hij nu al in je agenda kan kijken, hoewel dat niet zo veel zegt.
Maak afspraken over wat hij precies nodig heeft. De vraag op zich is niet vreemd. Ik houd ook mijn uren bij per project. Dat wordt los van mijn agenda geregistreerd.
Privé-afspraken in de werkagenda vind ik heel normaal. Ik maak ze inderdaad onzichtbaar voor anderen (de tekst, niet de afspraak). Ik moet voor mijn werk geregeld in de avond werken en dan moet duidelijk zijn voor anderen wanneer ik in de avond al afspraken heb. Een doktersafspraak overdag staat er ook in of een afspraak op school van kind, wel zo duidelijk of ik er niet ben. Dat gaat niet ten koste van mijn werktijd. Privé-afspraken in werktijd maak ik ruimschoots goed in eigen tijd.
Verschuiven en bezuinigen
"Dat blijkt niet uit mijn agenda, we houden niet bij hoeveel tijd we aan iets besteden, niet in de agenda en apart. Dus ik zal dat zeggen en vragen om het doel en kijken of we (ook de collega's met een vergelijkbare functie, beetje raar als ik de enige ben) dat de komende tijd dan gaan doen."
Lijkt me een goede vraag. En anders heb je even tijd nodig om een lijstje te maken van al je activiteiten en een inschatting hoeveel tijd dat kost aan voorbereiding, uitvoering en nawerk.
Liefst onderverdeeld in zo klein mogelijke eenheden.
Het hoeft niet persoonlijk te zijn. Veel werkgevers willen op een gegeven moment een precieze registratie zodat ze kunnen zien waar ze werkzaamheden kunnen verschuiven of bij andere werknemers of afdelingen beleggen of afschaffen vanwege noodzakelijke bezuinigingen.
Daarom is het heel belangrijk om zo'n weergave heel precies te doen inclusief allerlei taken en taakjes die voor jouzelf vanzelfspreken maar toch ook tijd kosten, zoals afspraken maken en ruimtes reserveren. Wat jij als ondersteuning van je taak ziet neemt soms ook veel tijd in.
Reistijd.
Het kan helpen om globaal door je jaaragenda te gaan en daar alle soorten activiteiten uit op te vissen.
Uurprijs
Zo'n inventarisatie kan ook gebruikt worden om een realistische uurprijs te maken voor klanten of opdrachtgevers. Anders loopt je project bij voorbaat al uit de rails vanwege niet verantwoordde werkzaamheden die er toch ook bij horen.
Bijvoorbeeld het maken van een persoonlijke beoordeling en het gesprek dat daarbij hoort met je leidinggevende. Kost ook tijd, jij maakt een inschatting hoeveel. Opleidingsuren. Jaarlijkse bijscholing.
Volgens mij
Sta je op het punt ergens een principe kwestie van te maken en dat lijkt me een weinig constructieve route. Of heb je gerede kans die te winnen en wil je iets aangaan met je baas?
Zo niet zou mijn advies zijn; printen zoals V@@g aangeeft, dus zonder je privé afspraken, meenemen naar het overleg en vragen welke info je baas nog meer nodig heeft en met welk doel zodat je het in de juiste vorm kunt aanleveren. Als er een controlerend iets van je baas aan deze vraag ten grondslag ligt kun je dat maar beter boven tafel krijgen want anders kom je in eem dynamiek van spelletjes spelen en daar wordt niemand beter van.
als het printen niet kan
(omdat dan ook de inhoud vd afspraak te zien is), neem laptop mee en kijk samen in je agenda. De privé afspraken zijn dan te zien maar je hoeft ze niet te openen.
maar mijn idee is gooi even die privé zaken eruit en maak er geen woorden aan vuil. Hoeveel werk kan het zijn? En doe gewoon alsof je neus bloedt. Zijn er klachten? Vermoed je discussies? Laat het dan niet vertroebelen door zoiets als privé afspraken in werkagenda of al dan niet printen.
gr Angela
ps en ja ik heb ook veel privé afspraken erin staan,maar vaak gooi ik die weg als het klaar is, dan heb ik ook de reminder niet meer nodig.
en ja ik hoef me ook niet te verantwoorden dmv agenda maar wel dmv projectcodes/urenschrijven. mijn agenda helpt me wel om tijdschrijven nauwkeuriger te doen. Vind ik zelf fijn maar helpt het bedrijf ook.
bedankt
Iedereen bedankt voor de reacties zover.
Angela "als het printen niet kan
(omdat dan ook de inhoud vd afspraak te zien is), neem laptop mee en kijk samen in je agenda. De privé afspraken zijn dan te zien maar je hoeft ze niet te openen."
Dat is dus geen optie (voor mij). Want dan kan je juist al zien wat ik in de prive afspraken geschreven heb (zonder dat ik ze aanklik).
Dat printen zonder prive-afspraken (zou moeten lukken, hoop dat het werkt), is wat mij betreft oké. Het geeft niet de informatie die hij wil hebben, maar goed, dan werk ik inderdaad maar mee.
En helaas zit ik echt met tijdgebrek heb nl. voor die afspraak nog een andere afspraak, ben vlak daarvoor pas op kantoor (lukt niet om vroeg te komen), dus het is ook echt even een praktisch probleem dat ik niet "even" alle prive-afspraken uit mijn agenda kan verwijderen om het te laten zien. Hopelijk lukt het printen zonder prive afspraken.
via zijn agenda kijken
kan dat dan niet?
hij kan jouw agenda toch zien?
wil hij dus de inhoud van afspraken zien?
dat zou ik weigeren, daar heeft hij niets mee te maken.
als zijn 'view' op jouw agenda niet voldoende is, maar hij per se jouw 'view' wil zien dan vraag ik me inderdaad af wat het doel is.
print zoveel mogelijk dagen op een pagina, dan krijg je per afspraak maar heel weinig info erop.
gr Angela
