Mailetiquette
wij hadden vandaag een gesprek op het werk en het ging over twee mailontwikkelingen die ik de laatste tijd zie op het werk, die me vreemd overkomen.
1. Er zijn mensen in ons grote bedrijf hoog in de hiërarchie die in hun afwezigheidsmail zeggen: “ik ben er niet, als je mail belangrijk is, stuur hem dan nog een keer na xx november.”
Ik vind dat raar. Toevallig had een collega vandaag drie van dit soort mails, wat betekent dat ze moet onthouden of opschrijven wanneer ze welke mail aan wie opnieuw moet versturen. Dat kan je toch niet verlangen van mensen? Ik doe er tenminste niet aan mee. Ik weet dat je mails kunt klaarzetten in concepten, maar ik vind het zo arrogant. Wat jullie?
2. Een andere collega kreeg van de onderdirecteur vorige week een uitbrander. Ze zei letterlijk tegen hem: “als iemand mij een mail voor een tweede keer stuurt, omdat het te lang duurt voor hij antwoord heeft, dan antwoord ik helemaal niet meer. Dus stuur me nooit meer een herinneringsmail.”
dit is niet de eerste keer dat ik hiervan hoorde, iemand anders had het al eens op een vriendelijkere manier gezegd dat hij een hekel had aan herinneringsmail. Maar af en toe moet dat toch?
Ik kan het alleen maar helemaal met je eens zijn.
Wat betreft punt 1: als het niet belangrijk was, dan zou ik je niet mailen... Dus werk gewoon je inbox bij na je vakantie zou ik zeggen.
Wat betreft punt 2: eigenlijk hetzelfde antwoord; zorg gewoon dat mensen je geen herinneringsmail hoeven te sturen. Hoeveel tijd er mag zitten tussen het versturen en antwoorden hangt een beetje af van de organisatie/bedrijfscultuur en de inhoud van de mail, maar reageer gewoon. Al is het maar met een 'ik reageer dan en dan'.
1. De koning kan de mail lezen en beantwoorden als hij de troon weer heeft bestegen. Is hij langere tijd weg, op vakantie naar het zomerhuis, dan is er vast een vervanger die de mail kan beantwoorden.
2. Een herinneringsmail moet kunnen, bij urgentie en dus sporadisch.
Ik vind het ook raar dat je in feite je mailbox dichttimmert tijdens je vakantie. Binnen onze organisatie is de gebruikelijke afwezigheidsmelding (op alle niveaus) iets als "ik ben tot ... afwezig en lees mijn mails niet. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met [afdeling/ ondersteuning]"
Het klootjesvolk wordt geacht na terugkomst van vakantie de eigen inbox door te werken. Ik vermoed dat bij de echt hoog geplaatsten (dat zijn er maar een paar) het secretariaat de mails in de gaten houdt en uitsorteert.
Dat een herinneringsmail niet wordt geaccepteerd vind ik al helemaal absurd. Als je iets vraagt en je krijgt geen antwoord, dan vraag je het later nog een keer, wat is daar gek aan? Het kan nou eenmaal gebeuren dat iemand een mail niet heeft gezien, of wel heeft gezien maar vergeten is te reageren. En het is dan wel netjes dat je er rekening mee houdt dat wie terug is van vakantie niet meteen de eerste dag op alle mailtjes kan reageren, dus je wacht even, maar op een gegeven moment moet je iemand toch aan zijn/haar jasje kunnen trekken.
