Hulp gevraagd bij opzetten vergaderoverzicht

wat bedoel je precies

wat wil je in dit overzicht kwijt?
besluiten, besproken onderwerpen, vergaderdata?

zelfde als AMK

Ik ben redelijk bedreven in het organiseren van vergaderingen en het secretariële werk dat daar aan vast zit, maar ook ik snap net als AMK niet wat je nu precies wilt.

trello

Wij gebruiken trello. Weliswaar als dagstartbord maar de kolommen en de mogelijkheden zijn enorm. Zo kan je labels geven. Foto's van deelnemers toevoegen en het ziet er mooi uit.

draaien?

Je geeft aan dat de tabel breed is, dat leest idd vaak lastig. Is het een idee om de tabel te draaien waardoor hij minder breed maar langer wordt?
Krijg nog steeds weinig beeld: wat staat horizontaal, wat staat verticaal, hoeveel afdelingen, kun je niet een (ganonimiseerd) screenshot op mijnalbum ofzo plaatsen zodat we mee kunnen kijken?

hmm

Je kunt inderdaad met verbergen werken maar beter kun je met 'opmerking invoegen' werken. Dan zet je daar iedereen bij die aanwezig moet zijn en notuleert. Of draaien handig is, wat Puck zegt, kan ook maar of het veel uitmaakt weet ik niet. De lengte komt door het grote aantal vergaderingen toch?

Minder vergaderen

Op het moment dat het een ervaren medewerker niet meer lukt om een overzichtje van alle vergaderingen te maken kan je maar 2 ding concluderen: er wordt teveel vergaderd. Afschaffen dus, minstens de helft. Niet meer eindeloze afdelingsoverleggen, budgetsessies, planningsmeetings en voorbesprekingen, geen bila-s meeret iedere medewerker. Minder vergaderen en aan het werk, de klant wacht op je!
(En ja, ik ben héél serieus. Kom niet aan met dat kan niet: het kan best, als jullir maar na willen drnken over wat ècht belangrijk is. Been there, done that, etc).

breedte

Het wordt zo breed omdat we het overzicht van een heel jaar willen. Twaalf kolommen dus al. Plus zo'n zes kolommen met info: welke verg, wie zit erbij, frequentie. Dat soort gegevens.
Dat is ooit zo gemaakt om vrij vlot te zien of er (ongewenst) overlap is.
Ik vind ook dat het anders moet, maar weet nog niet hoe. In de lengte werken kan dus niet omdat we ons overlap-doel dan niet bereiken.

Een veel vergaderen... Is idd ook een optie.
Maar eigenlijk is mijn probleem dat ik het moeilijk vind gebruik te maken van andermans werk. Liever begin ik opnieuw maar in dit geval weet ik niet hoe.

Jolanda

Maar wát wil je precies veranderen, misschien moet je daar beter over nadenken. Ik krijg het gevoel dat je het zelf wil opzetten maar dat er gewoon geen betere manier is dan hoe het is gedaan. Als je goed bedenkt wat je top 5 aan 'ergernissen' is moet je dat per 'ergernis' proberen aan te pakken en als je ziet dat dat niet beter kan: lekker laten zitten en daar geen tijd meer aan voldoen. Mijn ervaring is ook dat als je dingen veranderd mensen dat helemaal niet prettig vinden. Ze kunnen het allemaal niet meer blindelings vinden en zelfs ALS ze zien dat er een voordeel aan zit zal dat niet van belang zijn omdat hun vastigheid weg is. Het moet echt hele grote voordelen hebben voordat een verandering een verbetering is.