Hoe zakelijk aktiepunten bijhouden met 2 drukke mensen?
Op mijn werk is een van mijn taken is het werken met 2 mensen die zeer druk bezet zijn. Ik vraag ze heel vaak dingen waar ik een reactie op nodig heb. De ene keer is dat een reactie op een beleidsstuk, de volgende keer een datum voor een afspraak. Het kan dus veel of weinig werk voor hen zijn om te reageren. Eens in de maand hebben we overleg waarbij ik alle punten waarop ik nog geen antwoord heb gekregen een voor een doorloop.
Toch schiet het niet op zo, ik kom vaak niet verder. Telefonisch werkt ook niet, ze zijn een groot deel van de dag in overleg en ze werken ook nog eens in heel verschillende diensten dan ik.
Ik zoek naar een manier om schriftelijk helder met hen te communiceren. Ik wil heb ook niet al te veel op hun nek zitten want ik weet dat ze het loeidruk hebben. Wat zou goed kunnen werken? Een wekelijkse actiepuntenlijst naar hen sturen? Een groep aanmaken in Yammer waar we met z'n drieen in zitten? Hoewel ik bang ben dat ze vergeten op Yammer te kijken... Andere tips?
Hmmm
Zijn het dingen die zij onbelangrijk vinden, of nemen ze jou niet serieus?
Het lijkt me toch dat als je moet samenwerken en zij verantwoordelijke collega's zijn, ze gewoon moeten reageren op jouw verzoeken. Jij mag ze best op hun nek zitten, want jij moet ook gewoon je werk kunnen doen.
Vaste momenten
Beoordeel wat vaste momenten kunnen zijn en zorg dan dat je hoe dan ook, net wat en hoe handig is fysiek of via media, contact kunt hebben.
En zeg in het onderwerp wat je van hen verwacht en wat de spoed is.
Vaste momenten zouden voor mij vrijdagochtend en zondagavond zijn. Vrijdagochtend vanwege zaken die beslist voor het weekend nog geregeld moeten worden en zondagavond met zaken die beslist eerst opgepakt moeten worden in het begin van de week.
Maar anderen spreken elkaar 's morgens om 8.00 uur en verzamelen hun vragen voor dat moment.
Vraag ook gewoon wat een handig moment is en probeer dat dan uit of dat ook klopt.
Die actiepuntenlijst
Vind ik overigens wel een goed idee. En als je verder niet met ze vergadert zou ik dat best kunnen proberen.
Met een startdatum en een deadline. Ik maak dan actiepunten die inmiddels behaald zijn grijs maar laat ze nog wel even staan ter herinnering dat dit afgerond is. Kan best zijn dat men zo'n lijstje een maal per week best handig vind en daardoor meer genegen om jou vragen (in de mail, een vraag per mail) wel te bekijken en te beantwoorden.
Bij de vraag
om een aktie ook meteen aangeven wanneer je uiterlijk de reactie nodig hebt. Ze kunnen dan zelf inplannen wanneer ze er tijd voor maken om daar naar te kijken, als je alleen de open vraag stelt doen ze dat waarschijnlijk niet.
Wie heeft er last van als het gevraagde niet gebeurt? Zijzelf neem ik aan? Laat het eens gebeuren dan. Jij wilt best je werk doen en de zaken goed voor ze regelen, maar ze zijn er ook zelf verantwoordelijk voor dat jij dat kunt. Soms moet je mensen een beetje opvoeden 
.
Gezamenlijk overleg
Ik zou met z'n drieën een overleg inplannen met als onderwerp 'werkafspraken'.
Vertel ze waar je tegenaan loopt, welke oplossingen jij ziet en vraag ze welke oplossing het beste bij hen past. De gemaakte afspraken mail je iedereen toe.
Daarna mag je stalken zoveel als je wilt, zolang zij zich niet aan de afspraken houden.
agenda
Ik weet niet of je ook afspraken in de agenda's kan plannen, maar zeker als je iets vraagt dat meer tijd kost (meer dan zeg 10 minuten) kan het in overleg een idee zijn dat je daar ook meteen tijd voor reserveert.
Ik ben ook zo....
Moet ik helaas bekennen.
Mijn tip zou zijn: maak het zo concreet mogelijk en probeeer zoveel mogelijk ter plekke te tackelen. Dus doorspreken, samenvatten en aftikken.
Beste werken voor mij kleine bilateraal verslagjes waarin per onderwerp (kolom 1) de achtergrond (kort) en de status (kolom 2) beschreven wordt , het actiepunt (kolom 3) en door wie en wanneer (kolom 4). En dan tweewekelijks een kort voortgangsgesprekje om de nieuwste ontwikkelingen bij te werken.
Dus zo min mogelijk huiswerk meegeven en zoveel mogelijk als je ze toch bij hun jasje hebt ter plekke afhandelen en aftikken.
Bij deze alvast sorry, ook vast namens je collega's 
Dank voor alle tips
Dat wekelijkse actielijstje ga ik op ons eerstkomende overleg voorstellen. En aan de orde stellen dat ik weinig werk voor ze kan doen (ik ben staf/beleidsmedewerker) als ik van hen geen terugkoppeling krijg. Want dat is mijn frustratie, ik schiet niet op met wat ik dit jaar zou willen en moeten aanpakken.....
