Papierloos werken zonder computer:-(

laptop?

Wij gebruiken laptops. In vergaderkamers staan wel beeldschermen met kabels om een laptop tr bevestigen.

een goedkoop en eenvoudig programma om stukken te delen is google drive of dropbox. waarschijnlijk kan de laptop ook gekoppeld worden aan het kantoornetwerk. Ik neem aan dat de reguliere computers ook een netwerk hebben. Bij ons maakt het niet uit waar ik op werk. Met mijn pasje en inlogcodes kan ik overal bij dezelfde programma's en documenten komen.

Laptop

Je hoeft niet met vaste pc's op je werkplek te werken. Je kunt ook met Laptops werken. Ik ben even de naam kwijt maar we hadden een standaard waar je de stekker van de oplader in deed en dan klikte je de laptop erin.
Die kon je er voor elke vergadering weer even uithalen en je laptop meenemen.
Je kunt ook een paar afdelingslaptops regelen die men via een agenda kan reserveren voor gebruik bij overleggen.
Je kunt ook in overlegruimtes zelf apparatuur aanleggen.

apparatuur nodig

In mijn ervaring is papierloos werken heel goed mogelijk, maar dan is wel apparatuur nodig. Je schrijft dat er weinig budget is, duin 1 x alle vaste PC's vervangen door laptops zal niet haalbaar zijn. Maar computers hebben niet het eeuwige leven; waarschijnlijk wordt jaarlijks een deel vervangen. Dat zouden laptops kunnen worden. Die geven je wel de flexibiliteit en daarmee mogelijkheid om papierloos te werken. Past ook veel beter binnen het 'flexwerken'. Vaste computer zijn belemmerend, die nodigen niet uit om op een andere plek te gaan zitten. Ik vind zelf een iPad op kantoor ook niet prettig werken, maar ik ken veel mensen die dat wel graag doen. Het werkt sowieso alleen maar effectief als je ook ander Apple-apparatuur hebt, zodat je je iPad-aantekeningen (die je bijvoorbeeld tijdens een overleg maakt) direct in je laptop terugvindt. Ik loopt zelf de hele dag met mijn laptop rond. Altijd alles bij de hand, ideaal. Ik zit ook wel eens op een kantoor met vaste PC's, maar die gebruik ik nooit.

jullie zijn gelukkig niet de eersten

http://www.werken20.nl/het-nieuwe-werken/productiviteit/papierloos-werken/

De eerste hit ongeveer. Dus lees eens wat her en der en laat je inspireren. Dan kun je daarna bepalen welke richting wat verder uit te werken.

gr Angela

Papierloos op je IPad

navragen?

Het lijkt me logisch dat er met laptops wordt gewerkt, anders wordt flexwerken ook een stuk lastiger. Misschien eerst even navraag doen voordat je je allerlei zorgen gaat maken?

Ouderwets

Ik zie de laatste jaren amper nog vaste computers bij de bedrijven waar ik kom. Bij ons hebben een jaar of zes geleden ook alle medewerkers met een binnenfunctie een laptop gekregen. Beetje jammer is dat we geen dockingstations hebben maar iedere ochtend alle randapparatuur moeten aansluiten. We hebben dus allemaal ons eigen toetsenbord, muis en snoertje voor het scherm in onze locker.
Papierloos betekent bij ons dat alle dossiers elektronisch zijn. En dat je dus alles wat je aan papier verzamelt moet inscannen (ook als dat 200 pag zijn, en als je dan mazzel hebt en/of een goede relatie met de ondersteuners willen zij het voor je doen). Ik probeer het te beperken maar print toch regelmatig stukken omdat lezen vanaf een scherm niet zo fijn is.

Laptops

Ik zou me heel erg ongelukkig voelen met alleen een laptop. Ik vind ze erg onplezierig. Ik zal wel bij de uitzonderingen horen.

Kaaskopje

Meestal betekent dat gewoon werken met een los groot scherm (plus laptopscherm heb je dus 2 schermen), toetsenbord en muis. Werkt dus net zo goed als met een desktop met als voordeel dat je de laptop mee naar huis of een vergaderzaal kunt nemen.

Kaaskopje

Op kantoor werkt je laptop als 'normale computer'. We hebben gewoon een groot scherm, toetsenbord en muis.

Oh oké

Ik vind echt alles aan een laptop vervelend,vandaar dat het idee mij af zou schrikken. Even een kort briefje tikken, is tot daaraan toe, tv-programma's kijken ook prima natuurlijk, maar niet voor urenlang werken. Maar als je toch een normaal scherm en toetsenbord hebt, is het prima natuurlijk.

Laptops

Flex werken met vaste computers vind ik wel heel vreemd.
Laptops met docking stations lijkt me veel prettiger. Aan die docking stations hangen dan gewoon ook de schermen, muis en toetsenbord. Aangezien je met je eigen laptop blijft werken, heb je dus ook altijd alle documenten bij de hand.
Maar gezien de beperkte financiële ruimte zal dit waarschijnlijk niet gebeuren. Niet helemaal goed doordacht dit plan.
Een suggestie om te gaan werken met goedkope cloud oplossingen als dropbox lijkt me geen goed idee als het gaat om gevoelige bedrijfs of overheids informatie.

en voor aantekeningen

een van mijn collega's werkt erg graag met Note of OneNote, schijnt heel makkelijk te werken.
Je kunt natuurlijk ook je stukken met aantekeningen scannen en opslaan als pdf.

Overigens is mijn ervaring met papierlooswerken dat er dan juist extra veel geprint wordt: mensen printen even iets voor een vergadering en gooien de stukken daarna weg. Later blijkt het nog eens nodig te zijn, nog eens printen. Vroeger bewaarde je stukken - maar ja, dan moet je dus wel ruimte hebben om wat mappen te plaatsen.

maar .....

topic-starter meld juist dat er weinig geld is om het realiseren dus waar komen die docking stations en laptops vandaan?

margaretha

mijn conclusie na het lezen van het bericht van TO:

"Dat gaat zonder investering niet werken."

Wij slepen gewoon overal onze laptops mee naar toe, sluiten die aan op de tv die in alle overlegkamers zijn.
Bellen doen we ook via Skype met alle collega's. Is nog maar zelden dat ik de gewone telefoon gebruik.

Kun je ook heel makkelijk je scherm mee delen en dan samen in 1 document werken.

Wij proberen nu juist het bewegen te introduceren: sta-werkplekken, wandelen tijdens 1 op 1 overleg.

Gefaseerd

Bij ons werken de buitendienstmedewerkers al minstens 20 jaar met een laptop. Toen een jaar of wat geleden bekend werkt dat we op termijn zouden OGH'en zijn gefaseerd alle pc's vervangen door laptops. De mensen met een kantoorfunctie hebben dus langer recht gehad op een vaste werkplek dan wij. Aangezien ze bij ons nogal zuinig zijn hebben ze de pc's echt niet eerder vervangen dan strikt noodzakelijk. Mijn laptop heb ik nu al zeker drie jaar en door het vele vervoer zit hij met tweedehands schroefjes en plakband in elkaar. Waarschijnlijk worden ze volgend jaar op zijn vroegst vervangen.

ltsp

Wij werken met linux terminal server project. Dat betekent dat je een oude computer of thin client aan een kabel kan doen, er een monitor, muis en toetsenbord aan kunt zetten, en je in je eigen profiel kunt inloggen. We hebben deze dingen rondom de hele school staan. Het duurste is de monitor. Een oude computer kun je voor 10 euro kopen (wij herbruiken oude, nog nooit een hoeven kopen). Je werkt niet echt op de computer, maar op de server. Je kunt die aan een projector koppelen en met software van bijvoorbeeld google, kun je documenten met elkaar delen en zelfs life updaten.

Praat eens met iemand van de computerafdeling. Laptops zijn zinnig als mensen ook thuis moeten werken. Als het allemaal intern is, dan is dit een veel goedkopere oplossing.

Vesper

Wij gaan dus weer terug naar de desktops
Fijne is dat ik er nooit iets aan hoef te installeren, dat gebeurt allemaal op de server.

Dat is volgens mij wel heel ouderwets, met een server en terminals? Ik hoef ook nooit iets te installeren. Zodra ik inlog en contact maak met de bedrijfsomgeving wordt alles automatisch geregeld, zowel op kantoor, thuis of op locatie. Dat is niet altijd even handig want als je het te vaak uitstelt doet hij het gedwongen, en dan start je laptop dus opnieuw op.
Ik vind het wel fijn om mijn eigen spullen te hebben. Als mijn toetsenbord plakt weet ik tenminste zeker dat het mijn eigen vuil is

Hier

Met Thinclients, iPads en schermen in de overlegruimten.

Zonder dat gaat het niet werken, ben ik bang.
Wat ook wel helpt is dat wij alle post alleen nog maar digitaal krijgen.

geen iPads/tablets maar laptops

Gebruik van iPads/tablets voor werk vind ik zinloos: veel te onhandig en beperkt.
Goede laptops daarentegen zijn een must...
En inderdaad dan een toetsenbord+ muis en/of beeldscherm er bij voor als je lang op een vaste plek werkt en veel moet typen, i.v.m. Arbo-veilige werkhouding...

Hoe doen jullie het nu trouwens, als je overlegt? Ik neem aan dat bij overleg nu ook niet iedereen achter zijn eigen computer zit? Dan maak je toch aantekeningen die je later uitwerkt, op papier of op je laptop?

server en thuiswerken

En bij de meeste werkomgevingen wordt er sowieso veel via een server geregeld. Al je bestanden worden bijv. op de server opgeslagen onder je profiel (dat kan ook bij Windows of Mac). Dat betekent dat je in principe alle computers kunt gebruiken. Er zou dan een extra computer in de overlegruimte moeten staan.

Maar het klinkt alsof er bij jullie nog helemaal niet over is nagedacht? Zijn er nu ook geen servers? Dat zou vreemd zijn...

Met kantoortuinen zou het thuiswerken ook beter gefaciliteerd moeten worden, bijvoorbeeld als je je goed moet concentreren op het schrijven van een rapport. Dat betekent dat je ook van buitenaf op de server zou moeten kunnen inloggen, en dat is vaak een probleem want dat wil men liever niet i.v.m. veiligheid en ingewikkelder voorzieningen.

Hier net zoals bij GInny

alleen minder tablets/ipads.
Ik zou die wel graag hebben omdat ik dan minder hoef te printen en minder mee hoef te slepen naar een overleg. Dan kunnen memo's, ontwerpen, tekeningen en dergelijke op het scherm. Ik wil best aantekeningen op papier maken. Daarvoor hoef ik geen ipad.

Ik vind het ideaal

Altijd je memoblok, mail en documenten bij de hand. En met los toetsen bord doet ie niet onder voor een laptop.

Gedoe allemaal

Ik heb goede contacten met ICT en ben aardig op de hoogte van alle verhuisperikelen. Er komen thin en fat clients. Managers die meer dan 70& van hun tijd in overleg zitten krijgen wel een laptop. De gewone medewerker niet.

We gaan erop achteruit omdat we in de kantoortuinen bij het bureau waar we aan zitten niet kunnen overleggen ivm overlast. We kunnen dan wel uitwijken naar treincoupes maar daar is dus geen computeraansluiting.
Nu is het zo dat veel mensen een eigen kamer hebben dus een overleg bij het eigen bureau is prima mogelijk. Straks dus niet meer.

Thuis werken kan gelukkig weer wel.

Goedkope cloudoplossingen mogen niet, vanwege privacygevoelige informatie. Ook usb sticks gaan eruit.

Dat filmpje van AnneJ is geniaal. En Angela67, jouw link geeft ook veel informatie, er is inderdaad heel veel te vinden over papierloos werken. Maar niet over papierlooswerken met te weinig ICT mogelijkheden

Het wordt nog even verzinnen wat ik in dat afdelingsoverleg ga vertellen en hoe ik het toch nog een beetje positief kan laten klinken......

waaRom zou je het positief moeten laten klinken

tell it like it is....

laat ze zien welke elementen je nodig hebt met elkaar om een goede business case berekening te maken. Alleen dan weet je ten eerste of het uberhaupt wat kan opleveren, en weet je ook waar je het beste wel en niet in kunt investeren (en in welke volgorde misschien).

Dus nee, als ze jou gevraagd hebben er in te duiken dan vind ik ook dat je eerlijk moet zijn!

gr Angela

Domme keus

"Managers die meer dan 70& van hun tijd in overleg zitten krijgen wel een laptop. De gewone medewerker niet"

Mijn ervaring is dat managers niet overal ideeën moeten verkopen, overzicht moeten houden, veel mensen spreken van 1 op 1 tot groepen.
Zij hebben mensen die dat voor ze doen. En juist die mensen moeten het papierloos werken tot een succes maken.

Misschien kun je eens uitrekenen hoeveel de gewone medewerkers moeten printen om te kunnen overleggen? Dat kan wel eens duurder zijn per jaar per medewerker dan een ipad.
En dan inschatten wat een manager moet printen om naar die overleggen te gaan die hij/zij heeft. Waarschijnlijk print iemand anders de stukken als er geen laptop is. Dan kun je de kosten nemen van het printen en van de persoon die dat moet doen.

Zou een leuke vergelijking zijn. En zo kun jij creatief laten zien dat het slimmer is om juist de medewerkers ipads te geven. Een laptop lijkt me niet nodig omdat je overal op het werk kunt werken en thuis ook. Wel uiteraard een pc of laptop in elke vergaderkamer zodat je makkelijk met grote groepen kunt kijken naar dezelfde stukken op het scherm.

Welke programma's zijn handig als hulpmiddel??

Gister heb ik een leuk overleg met mijn leidinggevende gehad en we hebben uitgebreid besproken hoe dat papierloos werken nu in de praktijk gaat. Het bleek dat ze er toch iets te makkelijk over dacht, ze had zich bv niet gerealiseerd dat we straks in die kantoortuin ook niet samen achter een computer kunnen gaan zitten.

Toch ben ik nog wel benieuwd wat voor programma's jullie verder gebruiken om handig te werken? Ik heb onlangs Sticky Notes ontdekt, wat gewoon op mijn windows computer zit en waarmee ik de gele briefjes kan vervangen. Snipping Tools vind ik ook een heel handig programma om schermafbeeldingen te maken. Weten jullie nog andere hulpmiddelen?